Convenio sobre Apostilla

La amplitud y velocidad de la circulación de Documentos Públicos en el mundo hace necesario que se garantice su confiabilidad mediante procedimientos de legalización, a fin de evitar no sólo falsificaciones, sino asegurar al destinatario que el instrumento emanado de un Estado, ha cumplido con los requerimientos de legalidad del mismo.


El procedimiento usual de legalización consiste en una complicada cadena de verificaciones, desde el órgano emisor del documento hasta la intervención de la oficina diplomática del país receptor, lo que conlleva no sólo pérdidas de tiempo sino también un aumento en el costo de las transacciones.

A los fines de simplificar el procedimiento de legalización, durante la década de 1950 surgió en Europa, a instancias de la Conferencia de La Haya sobre Derecho Internacional Privado, un Convenio internacional denominado “Convenio de La Haya del 5 de Octubre de 1961, Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”, conocido como el “Convenio sobre Apostilla”.

La República Argentina adhirió a las previsiones de la Convención por intermedio de la Ley 23.458, publicada en el Boletín Oficial del 21 de Abril de 1987.


Intervención de los Colegios Notariales


El 2 de Junio de 1997, se celebró un Convenio entre el entonces Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto de la Nación y el Consejo Federal del Notariado Argentino, por el cual la Cancillería Argentina delegó en los Colegios Notariales de todo el país, en el carácter de depositarios de la fe pública, el apostillado de los documentos emanados de los notarios matriculados. Este Convenio sirvió de base al segundo Convenio, ampliatorio del primero, celebrado entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de la Nación y el Consejo Federal del Notariado Argentino, el 2 de Septiembre de 2003, por el cual, teniendo en cuenta la celeridad y eficacia demostrada, se resolvió ampliar la competencia delegada, extendiendo la posibilidad por parte de los Colegios Notariales del país de apostillar no sólo los documentos emanados de los notarios, sino también todos aquellos documentos de carácter administrativo y judicial emitidos o intervenidos en sus demarcaciones.


Documentos que se apostillan


De acuerdo a lo previsto en el Articulo 1 de la Convención, la misma se aplica “a los documentos públicos que hayan sido extendidos en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio del otro Estado contratante”, y el mismo texto legal define qué documentos deben ser considerados dentro de la categoría de documentos públicos:

a) Los documentos emitidos por una autoridad o un funcionario perteneciente a un tribunal del Estado, inclusive los extendidos por un fiscal de justicia, un secretario o un oficial de justicia;
b) Los documentos administrativos;
c) Los actos notariales; y
d) Las certificaciones oficiales en documentos firmados por personas privadas, tal como la certificación del registro de un documento o de una fecha determinada y la autenticación de firmas en documentos de carácter privado.

La Convención asimismo establece que sus normas no son aplicables a documentos expendidos por agentes diplomáticos o consulares, y determinados documentos administrativos relacionados con operaciones comerciales o aduaneras.

 

Requisitos y procedimiento del apostillado


El acto de “apostillar” implica colocar sobre el mismo instrumento, o en un anexo o extensión del mismo (frecuentemente en las apostillas originadas notarialmente) un “timbre o sello” que contiene una serie de datos esenciales que identifican al autor del documento y al país emisor. Estos datos son indispensables para el correcto reconocimiento de la Apostilla, y son: El texto “Apostille” y “Convention de la Haye du 5 octobre 1961.” Ademas:

1) País Emisor; 2) Datos del firmante; 3) Calidad del mismo; 4) Datos del Sello/Timbre; 5) Lugar de apostillado; 6) Fecha del Apostillado; 7) Datos del apostillante; 8) Número de Apostilla; 9) Datos del Sello/Timbre de la apostilla; y 10) Firma del funcionario

Para que pueda apostillarse un documento, deben darse ciertos requisitos sustanciales:


-El país emisor debe ser parte de la Convención.
-El país receptor debe ser parte de la Convención.
-El documento debe ser considerado público según las normas del país emisor.
-El país receptor requiere de la Apostilla para reconocerle validez a un documento público extranjero.


Si alguno de los países involucrados (el Estado emisor del documento o el Estado receptor del mismo) o ambos no son parte de la Convención, esta no se aplica, debiendo recurrirse a los procedimientos usuales de legalización.


Casos Particulares


El Colegio Notarial al apostillar un documento debe verificar la calidad del mismo.

Si se trata de apostillar un documento notarial, debe controlar además de los requisitos que normalmente verifica al realizar una legalización destinada a circular dentro de la República Argentina, que el instrumento certificado por el notario esté redactado en el idioma español, y en caso de no estarlo, si el notario ha dejado constancia de que conoce el mismo. En caso contrario, se deberá exigir su traducción.

Si se trata de apostillar un documento administrativo, y está redactado en lengua extranjera, debe requerirse en todos los casos su traducción (a cargo de un Traductor Público Nacional) como paso previo para el apostillado.

Respecto de los permisos de salida al exterior de menores, éstos no necesitan apostillarse, ni siquiera si contienen la previsión de presentarse ante Consulados o Sedes Diplomáticas de la República Argentina. Sin embargo, si del texto de los mismos surge que además de esa autorización, el menor está facultado para requerir servicios médicos en el país donde se encuentra o efectuar gestiones ante Organismos Públicos y/o Privados del mismo, si será necesaria la Apostilla, en virtud de esta autorización, ya que la misma puede no ser reconocida por las Autoridades del país extranjero.

Por otro lado, si el notario ha certificado una fotocopia, y esa copia es la que pretende apostillarse, debe recordarse que ésta sólo podrá efectuarse cuando el original del mismo ya haya sido apostillado previamente. Esta recomendación no rige para instrumentos que valgan por sí mismos como auténticos, tales como el Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o Carnet de Conducir.

En caso de fotocopias de documentos administrativos, la copia a apostillarse debe estar emitida ó certificada por el Organismo emisor del original del documento (fotocopia del asiento de estado civil emitida por el Registro Civil pertinente; copia de títulos universitarios, programas o analíticos certificados por la Dirección de Gestión universitaria del Ministerio de Educación de la Nación; copias de certificados de estudios secundarios certificadas por la Secretaria de Educación o Dirección General de Cultura y Educación de la provincia).

Respecto de los Certificados de Reincidencia, estos se emiten con firma digital del Funcionario pertinente. A los fines de su apostillado, el notario, debe emitir un certificado o constancia (de acuerdo a lo previsto en su ley orgánica local pertinente) dejando constancia que ha verificado él mismo personalmente en la página web del organismo, la firma digital e identificación del suscriptor del documento. Una vez realizada la labor notarial, se procede al apostillado por parte del Colegio Notarial de la certificación ó constancia emitida por el notario.

Las Partidas de Estado Civil (nacimiento, matrimonio y defunción), emitidas por el Registro de Estado Civil y Capacidades de las Personas de cada jurisdicción local, para poder ser apostilladas deben estar firmadas (ya sea que se hayan expendido mediante transcripción de su contenido o mediante el fotocopiado del asiento pertinente) por el Director del mismo o por el Autorizado por éste.

Debe recordarse que para darle validez en su circulación nacional, la firma debe estar certificada por el Ministerio del Interior de la Nación; y para su validez internacional, deben apostillarse. Sin embargo, el Ministerio del Interior de la Nación no legaliza firmas sobre partidas ya apostilladas, por lo que se recomienda instruir a los requirentes en tal sentido sobre la conveniencia de concurrir primero al Ministerio del Interior y luego si proceder al apostillado.

A los fines de consultar el listado actualizado de los países vinculados al Convenio, y sin perjuicios de las publicaciones que periódicamente envían al notariado de la República tanto el Consejo Federal del Notariado como los Colegios Notariales de todo el país, es recomendable verificar tal circunstancia en la siguiente página web: www.hcch.net sin importar a los fines prácticos de la circulación de los documentos, si los Estados citados allí son adherentes o contratantes.